Au sein d’une société, chacun utilise des données. Le commercial contacte des prospects, le comptable relance des clients, le gérant rencontre les apporteurs d’affaires et les gros clients, bref, tout le monde utilise des données et classifie les informations en fonction de ses critères.

Agréger toutes les bases de données de l’entreprise

Chacun travaille dans son espace avec ses données. Prenons pour exemple, le service comptable qui a formaté sur Excel les adresses pour préparer la facturation du mois. Il dispose donc du fichier le plus à jour en termes d’adressage. Pendant ce temps, le service paye essaie de mettre à jour son fichier mails en vue d’effectuer l’envoi de courriers électroniques. Or, il lui manque les adresses mails de certains salariés. Celles-ci ne sont évidemment connues que du responsable qui est en congé actuellement. Vous l’avez compris, il est vital pour une entreprise de collecter toutes les informations détenues par une ou plusieurs personnes en vue de les partager, et d’éviter ainsi les doublons.

Partager la base de données

Permettre à tous ses salariés, d’accéder à un ensemble de fichiers partagés sans risque n’est pas chose aisée. Aussi il est indispensable de ne pas surcharger les différents services de l’entreprise avec des informations inutiles, d’éviter les piratages ou les actes malveillants et de gérer des niveaux d’accréditation. Un bon outil vous permettra de segmenter les données accessibles par chaque service ou collaborateur. Ce type d’action limite une éventuelle fuite de données. Vous pouvez également empêcher la copie d’informations de telle sorte que seule une recopie manuelle soit rendue possible. L’outil choisi doit pouvoir également gérer des niveaux d’autorisations prédéfinis de sorte que, par exemple, l’utilisateur lambda ne puisse qu’ajouter et consulter les informations sans pouvoir les extraire ni les supprimer.

Faire du marketing

Prospecter dans le dur est harassant. Vous avez sûrement contacté des milliers de prospects par téléphone ou par mail et renseigné une base de données compilant les réponses de vos interlocuteurs. Il faut exploiter ces données ! Faire des relances par mail et inscrire vos prospects et clients à une newsletter est un vecteur commercial supplémentaire. Lorsque vous composez de bons mailings, les retours ne se font pas attendre. Par mail, par téléphone ou en remplissant le formulaire de contact dédié, vous n’allez pas être déçu de votre action. Il n’est d’ailleurs pas rare d’avoir des prospects qui vous contacteront plusieurs mois plus tard.